Загрузка и проверка документов в scoreio: верификация участников без пересылки сканов

В дисциплинах с возрастными категориями возраст и личность участника — не формальность, а основа честного результата. Поэтому организаторам всегда нужны подтверждающие документы: паспорт, свидетельство о рождении, удостоверение личности. Долгое время загрузка документов жила вне платформы — сканы летели в почту и мессенджеры, терялись, путались между командами и собирались вручную в отдельные папки. Мы перенесли этот процесс внутрь scoreio. Теперь при регистрации спортсмена можно потребовать скан документа и его номер прямо в форме, а организатор получает всё централизованно — с проверкой прав доступа и без ручной возни.

Как было раньше

Документы нужны были всегда, но платформа их не собирала — и каждый организатор выкручивался по-своему.

• Сканы приходили по разным каналам. Один тренер прислал паспорт в почту, другой — фото в мессенджер, третий — ссылку на облако. Свести это в единый список перед стартом было отдельной работой.
• Невозможно сопоставить документ с участником. Файл «scan_001.jpg» без контекста ничего не говорил: чей это паспорт, к какой команде, к какой заявке — приходилось разбираться вручную.
• Возраст проверяли на доверии. Без удобного доступа к документу проверка возрастной категории превращалась в формальность, а спорные случаи всплывали уже на площадке.
• Риски с персональными данными. Сканы документов расходились по личным чатам и почтовым ящикам, без какого-либо контроля доступа. Кто видел паспорт ребёнка — после отправки уже не отследить.

В сумме — медленно, ненадёжно и небезопасно. И всё это в самый загруженный период перед соревнованием.

Что изменилось

Сбор документов стал частью самой регистрации. Требование загрузки включается настройками бренда — в некоторых странах оно обязательно, в других остаётся опциональным.

Загрузка скана прямо при регистрации

При регистрации спортсмена форма может запрашивать скан документа — это паспорт, свидетельство о рождении или удостоверение личности, в зависимости от регламента. Документ прикрепляется к конкретному спортсмену, поэтому всегда понятно, чей он и к какой заявке относится. Никаких отдельных каналов: файл сразу на своём месте.

Номер документа

Вместе со сканом можно собирать номер документа — отдельным полем. Это упрощает сверку и официальную отчётность: организатор видит и изображение, и реквизиты в одном месте, без необходимости вычитывать номер с картинки.

Поддерживаемые форматы и размер

Загрузка рассчитана на реальные файлы участников:

• форматы PDF, JPG, JPEG, PNG — и готовый скан, и фото с телефона;
• размер — до 10 МБ на файл, чего достаточно для качественного читаемого скана.

Доступ только тем, кому положено

Документ — это персональные данные, и доступ к нему ограничен. Скан могут открыть только тренер-владелец (тот, кто подал заявку и отвечает за спортсмена) и администратор — и только с проверкой прав. Документ не «гуляет» по чатам: он лежит в системе, и его видят лишь те, кому это положено по роли.

Включается под страну и регламент

Требовать документ или нет — решает настройка бренда. Там, где по правилам подтверждение возраста и личности обязательно, загрузку можно сделать обязательной; там, где нет, — оставить опциональной или выключить. Один и тот же scoreio обслуживает и строгие, и мягкие регламенты.

Что это даёт вам

• Все документы в одном месте. Подтверждающие сканы собираются централизованно и привязаны к конкретному спортсмену — больше не нужно сводить почту, мессенджеры и облака вручную.
• Реальная проверка возраста и личности. Документ под рукой превращает формальность в настоящую верификацию — спорные случаи закрываются до старта, а не на площадке.
• Меньше ручной возни. Пересылка, переименование и раскладка сканов по папкам уходят — файл сразу на месте, с номером документа рядом.
• Контроль доступа к персональным данным. Скан видят только владелец-тренер и админ, с проверкой прав. Это снижает риски утечки по сравнению с пересылкой в личных чатах.
• Гибкость под страну. Обязательность загрузки настраивается под регламент — там, где это требование закона или федерации, оно соблюдается автоматически.
• Поддержка любых файлов участников. PDF, JPG, JPEG, PNG до 10 МБ — подойдёт и сканер, и камера телефона.

Сценарии, в которых это решает задачу

Детский турнир со строгими возрастными группами. Регламент требует подтверждения возраста каждого ребёнка. Раньше тренеры слали свидетельства о рождении в мессенджер, и перед стартом организатор вручную сверял десятки фотографий. Теперь загрузка скана обязательна на этапе регистрации: документ привязан к спортсмену, номер указан рядом, проверка возраста проходит спокойно и до начала соревнования.

Международный старт с требованием удостоверения личности. Для участников из ряда стран нужно удостоверение личности и его номер. Настройка бренда включает обязательную загрузку для нужного контура, и заявка просто не считается полной без документа. Организатор получает единый, проверяемый список — без переписки и догадок.

Чувствительные персональные данные под контролем. Федерация работает с документами несовершеннолетних и обязана ограничивать доступ к ним. В scoreio скан видят только тренер-владелец и администратор. Документы не расходятся по личным чатам — они остаются в системе под контролем прав доступа.

Частые вопросы

Какие документы можно требовать при регистрации? Паспорт, свидетельство о рождении или удостоверение личности — в зависимости от регламента. Вместе со сканом можно собирать и номер документа отдельным полем.

Это обязательно для всех? Нет. Требование загрузки включается настройками бренда. В некоторых странах оно обязательно, в других остаётся опциональным или выключается — под ваш регламент.

Какие форматы и размер файла поддерживаются? PDF, JPG, JPEG и PNG, размер — до 10 МБ на файл. Подойдёт и готовый скан, и фото документа с телефона.

Кто может видеть загруженный документ? Только тренер-владелец заявки и администратор, и только с проверкой прав. Скан не доступен другим участникам и не пересылается по сторонним каналам.

Зачем нужен номер документа, если есть скан? Номер ускоряет сверку и официальную отчётность: организатор видит и изображение, и реквизиты в одном месте, не вычитывая цифры с картинки.

Как начать

Загрузка и проверка документов включается настройками вашего бренда — это часть гибкой white label-конфигурации scoreio, где под каждую страну и дисциплину задаются свои обязательные поля. Документы хорошо сочетаются с расширенным составом команды: подтверждаются и спортсмены, и при необходимости другие участники состава.

Хотите собирать подтверждающие документы централизованно и безопасно? Запросите демонстрацию или пилотный запуск scoreio — настроим требования к документам под ваш регламент и покажем, как проходит верификация участников от загрузки до проверки.